Os 8 passos do Planejamento Estratégico

Até chegar o momento de apresentar o Planejamento Estratégico (PE) para a nossa comunidade, são necessários alguns meses. Parece muito tempo para quem aguarda, mas a equipe que está nos bastidores trabalhando intensamente percebe o tempo correndo como o ex-velocista olímpico Usain Bolt. Por conta disso, chegar no momento da entrega traz um sentimento de dever quase cumprido. Mas por que "quase"? Porque o planejamento requer execução, e ainda temos até o fim do ano para pôr tudo em prática. Você aceita ser cúmplice desse desafio?

Então que tal entender melhor as etapas para a constituição do Planejamento Estratégico do PMIRS? Nada mais justo do que ser transparente com você, se precisamos da sua confiança para atingir os objetivos, não é mesmo?  Sendo assim, vamos começar:

Passo 1

Criação do Grupo de PE: sem equipe, não tem como planejar. Por isso, o primeiro passo foi reunir um grupo de especialistas voluntários para estruturar o processo de Planejamento Estratégico. Alguns rascunhos iniciais e importantes insights foram a inspiração naquele momento. O mapa da estratégia foi criado.

Passo 2

Definição do Processo: buscamos em nossa base o que já havia sido construído em gestões anteriores. Posicionamento, valores, necessidades do público, ações de engajamento, geração e entrega de valor para uma comunidade mais regionalizada, foram pontos que entraram nas discussões do grupo de trabalho. Além disso, construir um cenário ideal para o PMIRS e, a partir disso, delimitar os desafios estratégicos nos deu condições para direcionar os próximos passos. Assim, o processo do Planejamento Estratégico foi definido.

Passo 3

Seminário Estratégico I: engajar o time é muito importante para que a estratégia não morra na gaveta, mas sim seja comunicada e implementada. Por meio de um evento destinado a mais de 50 lideranças internas, procuramos incluir todos os voluntários para apresentar e validar a estratégia, mostrando todo o processo e os passos necessários para o desdobramento das iniciativas. Apresentar o motivo de algumas escolhas e dar transparência ao processo é fundamental para ganhar aderência nas ações e obter apoio total dos times. Foi um excelente momento para reforçar o nosso propósito de conectar e empoderar pessoas para transformar ideias em realidade. Essa é a visão clara de onde queremos chegar e o motivo pelo qual vamos dispor da energia necessária para enfrentar a trajetória, que certamente não será fácil.

Passo 4

Submissão das iniciativas: oportunizamos aos nossos voluntários a chance de concretizar grandes ideias por meio de ações diversas sugeridas por eles. Foram submetidas mais de 50 propostas de projetos, estruturadas por meio de um PM Canvas - Project Model de forma a responder ao processo de Planejamento Estratégico. A saber, todas as diretorias e seus times de projetos têm um papel fundamental no desdobramento de metas. São eles que criam e executam projetos. É a partir disso que o Capítulo seleciona iniciativas que têm mais aderência à visão que foi construída.

Passo 5

Seleção, Priorização e Aprovação: 15 iniciativas, entre projetos e programas, foram pré-selecionadas para iniciar a sua execução, e várias delas contam com recursos de investimentos do PMIRS. Concentramos nossos esforços para atender a estratégia que foi construída. Para chegarmos ao resultado esperado, precisaremos vencer algumas barreiras internas. Por isso, foram selecionadas iniciativas que atendem fortemente as temáticas, às quais chamamos de "desafios estratégicos''. Transversalidade das ações, inovação, produtividade, posicionamento, crescimento e comunicação estratégica são atributos que influenciarão fortemente nosso percurso neste caminho.

Passo 6

Seminário Estratégico II: novamente, nosso esforço visou a engajar todos os times e comunicar as iniciativas pré-aprovadas para que pudessem ser aprovadas e executadas. A partir deste encontro, as ideias começam a se tornar realidade. Mais do que nunca, dar transparência ao processo se mostrou uma ação eficiente e muito bem-vista pelos voluntários.

Passo 7

Submissão dos Termos de Abertura: Com base nas devolutiva feitas pela Diretoria Executiva e pelo PMO nos Canvas dos projetos, as equipes estruturaram e enviaram o TAP (Termo de Abertura do Projeto) para cada iniciativa pré-aprovada. O objetivo é criar uma boa referência documental, simples, ágil no preenchimento, porém eficaz. São métodos conhecidos no Gerenciamento de Projetos e que ajudam a Governança na gestão do portfólio de projetos.

Passo 8

Aprovação do Portfolio de Projetos 2021:  com todos os Termos de Abertura em mãos e com os escopos de projetos mais claros e melhor estruturados, foram aprovadas, oficialmente, 15 iniciativas no PMIRS, na primeira onda de aprovação. Ou seja, sua execução e orçamentos foram autorizados. Deste ponto em diante, a equipe de Governança inicia o monitoramento dos projetos e programas em execução por meio de um sistema de governança interno. Desta vez, estamos pensando em movimentos de atualização de portfólio em uma frequência maior do que trimestral, como tem sido nos últimos anos. O desafio é lidar com um orçamento anual já aprovado para estas iniciativas, tentando acomodar as mudanças naturais do portfólio de projetos.

Se este passo a passo foi interessante para você, sugerimos que continue desbravando as iniciativas do nosso Capítulo, além de conhecer os resultados obtidos com o nosso Planejamento Estratégico por meio de um infográfico que já está disponível aqui no nosso site.