PMO: saiba o que é, quais as atribuições e as diferenças entre o departamento e os GPs
Você sabe o que é o Project Management Office ou Escritório de Projetos? E se falarmos PMO no meio de uma conversa, consegue saber do que se trata? Se é do time que não está familiarizado com estes termos, chegou a hora de entender o que é e quais as funções deste departamento nos projetos organizacionais. De antemão, já garantimos um spoiler: o PMO possibilita um acompanhamento próximo das etapas de planejamento e execução dos planos empresariais.
De forma simplificada, Project Management Office (PMO) é o setor responsável por implementar e garantir a manutenção dos padrões de Gerenciamento de Projetos adotados pelas organizações. Ter um PMO dá segurança quanto à otimização dos processos e ao controle das etapas de execução. Tudo para que os propósitos da empresa obtenham o sucesso desejado. Em tempos de ampla competitividade no mundo dos negócios, o departamento tem ainda mais valor, porque mesmo que não se possa prever as mudanças do mercado, a equipe de gerentes de projetos consegue pensar em soluções para que as novidades sejam adotadas no menor tempo possível.
Mas, afinal, qual é a finalidade do PMO em uma empresa? Vamos explicar: é comum que os projetos não consigam atingir algumas das variáveis, como escopo, custo e tempo. O departamento tem o compromisso de, por exemplo, ajudar os gerentes de projetos para que tudo seja concluído dentro do prazo e dos custos previstos. Os PMOs também têm outras atribuições. As principais são: estruturação de relatórios sobre portfólios e projetos; repasse do progresso; gerenciamento de cronograma em nível de portfólio, recursos e riscos do portfólio; definição de metodologias; desenvolvimento de melhorias nos processos; determinação de métricas, distribuição de informações e facilitação da comunicação entre os times e do compartilhamento de recursos.
É possível dividir o PMO em três categorias. Confira:
PMO Corporativo: chamado de PMO Estratégico ou PMSO, é responsável por definir os padrões de gestão da corporação, ou seja, está relacionado a todos os projetos da empresa. Nesse sentido, tem conexão mais forte com os objetivos organizacionais. O Project Management Office Corporativo gerencia o portfólio, além de sinalizar e atuar na priorização dos projetos para os executivos.
PMO Departamental: também conhecido como PMO Tático, define os padrões de uma área, um departamento, uma diretoria ou uma unidade da organização. Destina-se a apoiar projetos simultâneos que acontecem dentro de determinada parte da empresa. Ele se encarrega de desenvolver e implantar metodologias e dar prioridade a projetos internos e aos gerentes de projetos departamentais.
PMO Operacional: aqui, os objetivos são bem específicos e costumam ter um tempo de funcionamento programado. Em tais situações, o PMO pode ser chamado Autônomo ou Programa-Projeto. É aplicado em projetos com um nível tão elevado de importância e complexidade que requerem a elaboração de padrões específicos.
Nesse caso, o PMO se mantém separado das operações da organização. Os conhecimentos e a experiência do gerente de projetos, bem como uma equipe mais madura, ajudam a alcançar o sucesso.
Nesta altura do texto, você deve estar se perguntando: “quais são as diferenças entre PMO e gerente de projetos?” Vamos tratar disso neste trecho final. Antes disso, precisamos esclarecer que, em algumas organizações, o PMO é formado somente por um profissional, mas, geralmente, é um setor que conta com equipe.
As atribuições de um PMO podem ser (não limitado a isso):
- Coordenação de esforços para que as estratégias sejam alcançadas;
- Melhoria dos recursos compartilhados entre todos os projetos da empresa;
- Disponibilização de informações a respeito dos projetos sob seu controle;
- Suporte metodológico aos gerentes de projetos.
- Coordenação de esforços para alcançar determinados objetivos do projeto;
- Controle de recursos do projeto;
- Repasse de informações às partes interessadas sobre a performance do projeto.
