Entenda a gestão de tempo nos projetos

A gestão de tempo é um dos pontos mais complexos do Gerenciamento de Projetos. Definidos pelos líderes, os prazos precisam ser estruturados com muito cuidado, uma vez que definirá a maneira como os times trabalharão as ferramentas utilizadas, os gastos e até mesmo a priorização de etapas.

Além disso, a maneira como os prazos são organizados e o fluxo operacional definido impacta diretamente no nível de satisfação das organizações com o resultado obtido. Se bem definidos, esses dois fatores contribuem para a entrega de um produto dentro do prazo, alinhado com as expectativas de todos os stakeholders e com um bom retorno sobre o investimento.

Justamente por isso, é fundamental investir em uma boa gestão de tempo. Nos projetos corporativos, ela contribuirá para organizar melhor cada etapa, diminuindo riscos, tornando o e garantindo que todos possam se planejar de modo integrado para atingir o melhor resultado possível.

Como ocorre o gerenciamento de tempo PMBOK?

O gerenciamento de tempo PMBOK é feito a partir de um conjunto de processos estruturados de maneira que o time tenha condições de se manter aderente aos prazos combinados pelo gestor. Confira abaixo cada rotina descrita conforme o manual da profissão:

Planejamento do gerenciamento de cronograma

Aqui, o PMBOK auxilia o GP a identificar quais são as melhores políticas e procedimentos para desenvolver, gerenciar e controlar o cronograma do projeto.

Definição das atividades

Nesse ponto, há a identificação das atividades que são fundamentais para cada uma das entregas do projeto, mediante a decomposição do escopo. Ou seja, o que os profissionais devem fazer para atingir os resultados esperados.

Sequenciamento de atividades

O GP fará a identificação e a documentação das relações de dependência entre cada atividade do projeto. Isso auxilia a priorizar rotinas e avaliar como os recursos podem ser distribuídos de um modo mais eficaz. Em outras palavras, as rotinas terão uma sequência lógica, clara e objetiva.

Identificação dos recursos envolvidos nas atividades

Esta etapa é voltada para estimar o tipo e a quantidade de recursos monetários e operacionais que serão necessários para executar cada uma das atividades do projeto. Assim, a companhia pode se preparar com mais antecedência e evitar a falta de recursos durante o projeto.

Definição dos prazos

Nesse momento, o GP definirá quantos dias serão necessários para executar cada uma das atividades que fazem parte do projeto. É importante que isso seja feito considerando metas, ferramentas, regras internas e o perfil dos times envolvidos em cada etapa.

Desenvolvimento do cronograma

Aqui é feita uma análise de cada atividade, a sua duração, as restrições e os recursos que são necessários, sendo este ponto, um dos mais importantes para definir o cronograma do projeto.

Controle do cronograma

Esse momento é voltado para que o gerente de projetos controle as mudanças que são feitas no cronograma, assim como o seu impacto no fluxo de trabalho.

A Tecnologia como aliada

Quando falamos em gestão de tempo, a tecnologia permite que o líder de projetos avalie as etapas que estão sendo executadas, distribua responsabilidades e garanta que nenhum gargalo seja ignorado. Com uma visão macro das rotinas, é possível prever e solucionar os problemas que surgem durante a execução do trabalho.

Além disso, a distribuição antecipada das tarefas, por exemplo, permite que as equipes façam o seu planejamento de modo mais otimizado. Ao mesmo tempo, a empresa conseguirá evitar que gargalos se perpetuem por muito tempo, porque sempre que um time estiver atrasado, o líder do projeto poderá entrar em ação rapidamente para solucionar o problema e garantir que as equipes retomem o seu fluxo operacional.

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