PMO: estrutura eficaz, desafios e tendências para 2023
Em um mundo em constante transformação e ansioso por respostas rápidas, o PMO - Project Management Office - tem sido extremamente necessário nas organizações. Diante do cenário atual, quais são os principais desafios enfrentados? Quais são as melhores práticas para obter bons resultados? O Project Management Officer da Electrolux de Curitiba - PR, Fábio Vargas, respondeu a essas entre outras perguntas. Confira abaixo:
A partir da sua experiência como Project Management Officer da Electrolux, quais são as práticas dos profissionais de projetos que você consideraria como mais eficazes?
Atuar com projetos é sempre muito desafiador, ainda mais nos dias de hoje. Vivemos em um mundo cada vez mais complexo, incerto e ansioso por respostas rápidas. Vendo este cenário, é fundamental que possamos ter agilidade e robustez nas tomadas de decisão, principalmente quando falamos em investimentos.
Por essas razões, vejo que os profissionais de projetos precisam atuar fortemente em aspectos de governança, transparência e gestão de dados. Dessa forma, é possível atender um dos principais objetivos do PMO, que é suportar a alta gestão na tomada de decisão.
Vejo cinco práticas fundamentais para isso:
- Planejamento: Saber o que vai ser feito, quais os motivos disso e de que forma eles impactam o business, ter projetos SMART e conectá-los com OKRs da corporação.
- Priorização de Projetos: Em tempos de bonança, saber onde investir é fundamental. Em tempos de restrições financeiras, diria que é vital.
- Análise de Riscos: Tópico cada vez mais presente no nosso dia a dia. Conseguir prever cenários adversos e consequências negativas para o projeto, nos ajudam de forma exponencial em saber como tratá-los, mitigá-los e até mesmo eliminá-los quando possível, assim como também potencializar ganhos em cenários positivos.
- Multidisciplinaridade: A consequência de um mundo complexo é que o gerenciamento de projetos não pode ser considerado como uma única disciplina, mas o resultado de uma integração entre eles. Por esse motivo, o trabalho em equipe é ponto chave para o sucesso.
- Foco no Resultado: O profissional de projeto deve ser um agente de mudança. Tem que se comunicar, liderar o processo, buscar o resultado planejado com o time.
Quais são os principais desafios do PMO no momento atual das empresas no mercado brasileiro?
Primeiro precisamos entender que o PMO vai além da gestão de projetos. Dependendo da empresa, o PMO responde diretamente para o CEO ou CFO, ou seja, é uma área cada vez mais estratégica. Com base nisso, acredito que os desafios sejam:
- Consolidação da área em ambientes que já possuem a estrutura.
- Baixa maturidade em gestão de projetos nas corporações que estão em processos de implementação do PMO.
- Mediar e mostrar para a alta gestão o aumento de percepção de valor que o PMO oferece para empresa.
- A instabilidade econômica e política que vivemos também é um desafio. É função do PMO agir para potencializar os ciclos de picos e reduzir os ciclos de vales que estes momentos nos trazem.
- Ambientes empresariais mudam o tempo topo. Com isso, o PMO tem que saber se adaptar. Portanto, precisamos entender as dores que a empresa passa no momento e criar soluções customizadas.
Você poderia compartilhar algum case conosco?
Posso compartilhar uma experiência que tive em outra organização, onde fui responsável por liderar a implementação do escritório de projetos. Este processo é sempre muito complexo e disruptivo, em termos de cultura, porque você desafia o status quo da empresa.
Neste case, a empresa em questão investia milhões anualmente e não se tinha uma reunião sequer de projetos estabelecida. Os projetos aconteciam sem prazos reais, sem target financeiro. Era algo extremamente inimaginável. Vendo este cenário, começamos na base, implementando princípios de governança, conectando os gestores de projetos com a alta gestão e trazendo transparência.
Uma das dores naquele momento era a dificuldade que o conselho de administração tinha em acompanhar os projetos. No final da implantação do escritório, obtemos feedbacks extremamente positivos da alta gestão e estabelecemos um nível básico de gestão. De fato, conseguimos agregar valor para a corporação em todas as esferas. Foi um ponta pé inicial. Até onde sei, a empresa evoluiu ainda mais com o decorrer do tempo.
Mas lembrando, o valor do PMO não está na implementação, mas sim na sua sustentação e para isso é necessário mudança de mindset.
Quais são as tendências de PMO que você visualiza para 2023?
Primeiro, é importante olharmos a evolução do PMO ao longo do tempo. Vimos uma área que iniciou com foco em controle, passando a ser metodológico, controlando as regras do jogo. Depois a tecnologia entrou e ganhou importância.
Neste momento, eu percebo que a conexão destes três aspectos, junto do real momento da corporação, vai nortear os desafios, ou seja, vai depender das dores do seu cliente e do alinhamento de necessidades.
O fato é que as organizações notam o valor e a necessidade de ter um PMO, mas ele ainda não é uma realidade para todas as empresas. Por este motivo, vejo que em 2023 iremos seguir a onda de implementações de escritórios de projetos.
A gestão híbrida, deve ser um caminho bastante forte, visto que é a conexão de metodologias ágeis com tradicionais.
Busca por Agilidade, otimizando processos burocráticos e artefatos que não agregam valor.
Inteligência Artificial (IA), hoje um tópico presente em todas as áreas. O PMO deve mergulhar nesse mar, principalmente pelo fato de ser uma área com mindset data driven.
Sustentabilidade já é uma realidade nas áreas estratégicas para 2023, portanto perspectivas de ESG tendem a se conectar com o PMO, isso deve implicar em responsabilidade compartilhada na aplicação de tecnologias para este ambiente, o impacto no meio ambiente deve ser um pilar forte na tomada de decisão.
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