Quais etapas seguir para implementar um PMO na empresa?
O processo de implementação de um escritório de projetos em uma empresa pode ser uma tarefa muito desafiadora para os profissionais de projetos que se propõem a executá-la. Implantar um novo “modo de fazer” confronta a cultura organizacional da instituição, que tem profissionais acostumados a “fazer de um determinado modo”. Lidar com diferentes graus de maturidade entre os setores da empresa e se conectar com os profissionais que precisam compreender a importância da metodologia para o alcance de melhores resultados, requer empatia e dinamismo do líder de PMO, que precisa ditar os ritmos, convencer e fazer com que “a roda gire”.
Uma grande empresa, por exemplo, possui inúmeros projetos, de tamanhos diferentes, sendo realizados simultaneamente. Inúmeras entregas. Mesmo uma pequena empresa pode ter projetos acontecendo paralelamente. Como organizar tudo isso, a fim de garantir o cumprimento de etapas, um report adequado, garantir que a documentação esteja em dia e mensurar resultados aos interessados?
De acordo com o Líder de PMO da Marcopolo, Lucas Comerlato, cada companhia é única e precisa ser respeitada por suas particularidades. Segundo ele, não há uma receita de implementação de PMO que possa ser aplicada a todas as empresas. “Antes de implementar um PMO, a empresa precisa ter a cultura de gerenciamento, que normalmente se inicia naqueles projetos mais complexos, que envolvem maiores investimentos e riscos e que estão atrelados ao resultado da organização. Quando esta primeira semente começar a gerar os frutos, a empresa irá perceber a importância em levar esta cultura para todos os seus projetos, e aí é o momento onde se deve iniciar a implementação do PMO”, destacou.
Ter controle sobre quais projetos devem ser acelerados, suspensos e até cancelados, auxílio nas tomadas de decisão e direcionamento para os programas, são apenas alguns dos benefícios de ter um PMO na empresa. O Líder de PMO afirma que, em maior grau de maturidade, o PMO é que faz o direcionamento para o planejamento estratégico de médio e longo prazo da empresa.
Quais etapas seguir para a implementação de um PMO?
Lucas Comerlato foi o responsável pela implementação do PMO na Marcopolo. Ele já compartilhou o case no PMDay Indústria, realizado em novembro de 2022, pelo PMIRS, através do Branch Serra Gaúcha, e vem dividindo seus desafios e resultados em outros eventos de gestão de projetos. Em conversa com o PMIRS, o Líder de PMO da multinacional compartilhou etapas que podem ser seguidas para a criação de uma metodologia de implantação de PMO. No entanto, ele lembra que antes de tudo é necessário perceber se o ambiente organizacional está preparado. “Não faz sentido implementar um PMO em uma organização que não tem uma cultura para a gestão de projetos”, enfatiza. Confira as etapas abaixo:
- Identificar as pessoas e áreas que deverão ser envolvidas e mapear o engajamento das mesmas;
- Identificar quais os projetos estão planejados e em execução e classificá-los como estratégico, tático ou operacional;
- Agrupar estes projetos em programas, alinhados com a estratégia da empresa;
- Criar o portfólio de projetos e avaliar os benefícios e riscos de cada programa;
- Alinhar com a alta direção o plano de implementação do PMO;
- Criar um modelo de governança;
- Treinar as pessoas-chave que farão a disseminação da metodologia;
- Iniciar a implementação com os programas mais estratégicos.
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